Tapahtumatoiminto löytyy kohdasta Valikko > Tapahtumat.
Tässä artikkelissa:
Uuden tapahtuman luominen Tapahtuman osallistujatyypit Osallistujatyypin asetukset Ilmoittautumislomake Ehdot Myytävät liput (sallitut lippuryhmät) Lomakkeen esikatselu Ilmoittautumisvahvistus Ilmoittautumisvahvistuksen räätälöinti Myytävät liput (tuotteet ja palvelut) Alennusryhmät Lippuryhmät Tuotteet Laskutus Yhteys kirjanpitoonTapahtumien hallinta (V2)
Palvelu sisältää tapahtumat - toiminnon, jonka avulla tapahtumiin ja tilauksiin voidaan vastaanottaa ilmoittautumisia kotisivuilta sekä laskuttaa maksulliset tapahtumat.
Uuden tapahtuman luominen aloitetaan tapahtuma-listan uusi - painikkeesta. Tapahtumaa lisättäessä voit myös hyödyntää tapahtuman kopiointia.
HUOM!
Tapahtumaa kopioidessa kaikkia aikaisemman tapahtuman asetuksia ei kopioida.Näet ilmoituksen uuden tapahtuman lomakkeeen yläosassa siitä mitkä asetukset tulee tarkistaa.
Tapahtumassa voi olla erilaisia osallistujatyyppejä, kuten vieras, näytteilleasettaja ja median edustaja.
Näille osallistujatyypeille voidaan laatia erilliset ilmoittautumislomakkeet sekä määritellä mitä lippuja niille on myynnissä. Lisäksi on mahdollista piilottaa osallistujatyypin ilmoittautumislomake kotisivujen tapahtumakalenterista ja pyytää heitä ilmoittautumaan erikseen jaettavan suoran linkin kautta.
Osallistujatyypille määritellään seuraavat tiedot:
- Nimi: Esim. vieras tai osallistuja
- Lisätieto (valinnainen, vain sisäiseen käyttöön)
- Ohje ilmoittautumistyypin valinnassa: näytetään ohjeena käyttäjälle, jotta osaa valita oikean ilmoittautumistyypin
- Ei-julkinen: jos tämä valitaan, osallistuja tyyppiä ei näytetä valintalistassa ja ilmoittautumislomakkeelle pitää jakaa linkki sähköpostilla tai tekstiviestitse.
- Osoite: Osoite, joka jaetaan kun Ei-julkinen on valittuna.
- Ilmoittautumisen aloitus ja päättymispvm
- Salli yhden henkilön ilmoittautuminen
- Salli ryhmäilmoittautuminen sekä sallittu ryhmä koko.
Ilmoittautumislomake määritellään erikseen sekä:
- henkilökohtaiseen ilmoittautumiseen sisältäen osallistujan tiedot
- ryhmäilmoittautumiseen sisältäen ryhmän tiedot.
HUOM!. Ryhmälomakkeelle voidaan lisätä vain niitä kenttiä, mitä ohjelma tarjoaa valittavaksi. Omia kenttiä ei voi luoda.
Tässä kohdassa voit määrittää ilmoittautumislomakkeella näytettävät ehdot. Voit myös vaatia, että käyttäjän tulee erikseen hyväksyä ehdot.
Tässä kohdassa valitaan mitkä lippuryhmät on valittavissa tälle osallistujatyypille.
Esimerkki: näytteilleasettajille myydään maksullisia esittelypaikkoja. Muut osallistujatyypit eivät voi näitä ostaa. Tällöin nämä esittelypaikat kannattaa hinnoittelussa perustaa oman lippuryhmän alle tuotteiksi.
Kun tämä on tehty, valitse näytteilleasettaja-osallistumistyypille tämä lippuryhmä sallituksi.
Tällä toiminnolla voi esikatsella ja testata lomakkeen ennen tapahtuman julkaisua.
Palvelu lähettää automaattisesti ilmoittautumisvahvistuksen osallistujalle.
Ilmoittautumisvahvistus ei voi muokata käyttöliittymän kautta. Sitä voidaan kuitenkin muokata ja luoda useita vahvistuspohjia. Ota yhteys asiakaspalveluumme tähän liittyen.
Maksullisissa tapahtumissa hinnoittelu tapahtumaa perustamalla tapahtumaan lippuryhmiä ja niiden alle tuotteita. Ohjelma mahdollistaa myös jäsenhinnoittelun.
Jäsen / asiakashinnottelusta
Jäsenhinnoittelu vaatii toimiakseen jäsen/asiakasrekisterin. Henkilö tunnistetaan sähköpostiosoitteella ja jäsennumerolla kontaktirekisteristä, jonka lisäksi kontaktin tulee olla sellaisessa kontaktiluokassa, joka on määritelty käyttämään jäsenhinnoittelua.
Voit rastittaa tapahtumassa käytettävät alennusryhmät. Jäsenhinnoittelu vaatii toimiakseen jäsen/asiakasrekisterin. Henkilö tunnistetaan sähköpostiosoitteella ja jäsennumerolla kontaktirekisteristä, jonka lisäksi kontaktin tulee olla sellaisessa kontaktiluokassa, joka on määritelty käyttämään jäsenhinnoittelua.
Lippuryhmä pitää sisällään tietoa siitä mitä tuotteita / lippuja sen alla myydään sekä miten niitä voidaan valita ilmoittautumislomakkeella.
Voit määrittää seuraavat asetukset:
- Nimi: Otsikko, jonka alla myytävät liput näytetään ilmoittautumislomakkeella
- Näytettävä lisätieto: Voit syöttää lisätiedot, joka näytetään otsikon alla
- Järjestysnr: Missä kohtaa nämä tuotteet näytetään lomakkeella
- Tuoteryhmä: Tuoteryhmä, jota voidaan käyttää oletusasetuksien osalta yksittäistä tuotetta syötettäessä
- Pakollinen: Täytyykö vähintään yksi tuote valita tässä lippuryhmässä.
- Monivalinta: Saako valita monta
- Näytetään jos ehto: Jos lippuryhmä halutaan näyttää vain kun tietty ehto täytyy, syötä ehto tähän.
Ryhmäilmoittautumisen osalta tulee vielä määrittää ovatko nämä tuotteet sellaisia, jotka valitaan erikseen osallistujalle vai koskee ne koko ryhmää.
Esimerkki: Jos ryhmäilmoittautumisessa halutaan erotella se kenelle henkilölle on ostettu vip-lippuja ja kenelle tavallisia tulee ne tuotteet olla valittavissa osallistujalle.
HUOM.
Jos haluat tarkistaa ryhmäilmoittautumisessa jäsen/asiakasnumeron jokaiselle henkilölle jäsenhintaa varten, tulee tälläiset tuotteet olla valittavissa osallistujalla.
Liput perustetaan lippuryhmän alle tuotteina.Näille annetaan seuraavat tiedot:
- Tuoteryhmä: Tuoteryhmä, jonka alta haettaa kirjanpidollisia asetuksia kuten veroluokka, yksikkö tms.
- Nimi: Lipun / tuotteen nimi
- Listahinta: Hinta normaalisti
- Jäsenhinta: Hinta, jos osallistuja on jäsen
- Opiskelijahinta: Hinta jos osallistuja on opiskelija.
- Eläkeläishinta: Hinta jos osallistuja on eläkeläinen
- Järjestysnumero: Missä kohtaa tuote näytetään
- Veroluokka: esim. 24%
- Yksikkö: esim. kpl.
- Tuotekoodi:
- ALV: tieto siitä sisältääkö hinta ALV vai laskutetaanko se hinnan päälle.
- Tiliöintikoodi
Veroluokkien ja yksiköiden määrittäminen
Veroluokat ja yksiköt tulee olla etukäteen perustettuina jotta ne voidaan valita tuotteelle. Molempia voit hallinnoida kohdasta valikko > ylläpito > asetukset.
Maksullisissa tapahtumissa tulee määrittää laskutusvaihtoehdot. Laskutusvaihtoehdot ovat yksinkertaisimmillaan esimerkiksi seuraavat:
- Lasku sähköpostitse
- Lasku verkkolaskuna
- Lasku kirjeenä.
Lisäksi ohjelma mahdollistaa laskutusajankohdan määrittämisen.
Laskutusvaihtoehdoissa luokitellaan laskutustapa käytettävän integraation kanssa. Esim. Jos käytätte Procountoria ja tarjoatte sähköpostilaskua, valitkaa tyypiksi Procountor:sähköposti.
Kirjanpito-integraatio tarvitaan
Kirjanpito-integraatio täytyy ottaa käyttöön ennen kuin sen voidaan valita laskutusvaihtoehtoon.