Voit tuoda tietoja palveluun Excel-tiedostosta. Ennen kuin voit edetä tietojen tuonnissa, tulee sinun saada tiedot toisesta järjestelmästä Excel-tiedostoon.
Löydät toiminnon kohdasta valikko > ylläpito > tietojen tuonti
Tietojen tuonti
Tässä näkymässä:
- Voit perustaa uuden tietojen tuonnin perustamalla siirtotiedoston
- Voit perustaa uuden tietojen tuonnin käyttämällä aikaisempia asetuksia. Tämä vaatii, että olet perustanut siirtotiedoston ainakin kerran ja sopii sellaiseen käyttöön, jossa tuodaan toistuvaksi tietoja samaan rekisteriin.
- Nähdä mikä on käynnissä olevan siirron tilanne
- Nähdä aikaisemmat siirrot
Painamalla perusta uusi siirtotiedosto pääset valitsemaan mitä tietoa olet tuomassa ja miten ohjelman tulisi toimia, jos se löytää jo vastaavan tiedon.
- Valitse ensiksi minkä tyyppistä tietoa olet tuomassa. Hyvä tietää: Tietojen tuonnissa tuodaan aina kerrallaan yhden tyyppistä tietoa. Siten esimerkiksi yritykset ja kontaktit tulee tuoda erillisissä tiedostoissa.
- Jos rekisterissä on jo olemassa olevaa tietoa voit määrittää miten tuplat tunnistetaan ja miten toimitaan kun sellainen löytyy.
- Valitse tuotavat kentät siirtämällä kenttien nimiä oikeaan laatikkoon.
- Anna nimi tietojen tuonnille. Hyvä tietää: tämä on hyödyllinen muuttaa silloin kun tuot toistuvat tietoja samaan rekisteriin eri asetuksilla.
- Vahvista siirtotiedoston perustaminen
Kun siirtotiedosto on perustettu, voit ladata sen omalle koneelle tietojen täyttämistä varten.
Kun olet perustanut tietojen siirron ohjelma lisää tietojen siirron kesken olevien listaan kuten alla.
Lataa tyhjä tietojen siirto aineisto. Tämä toiminto lataa sinulle excel-tiedoston, jossa sarakkeina on aikaisemmassa vaiheessa valitut rekisterin kentät.
Tiedosto sisältää täyttöohjeita, jotka on hyvä lukea. Tässä kuitenkin listattu tärkeimmät asiat, jotka sinun tulisi huomioida.
Lisää tähän teksti
Pakolliset kentät
TIetojen tuonti tarkistaa että pakolliset kentät on täytetty. Jos joltakin riviltä puuttuu pakollinen tieto se huomataan kun ohjelma lukee aineistoa sisään pyytää tarkistamaan puuttuvan tiedon.
Linkitys muihin rekistereihin
Jotkin kentät linkittävät tuotavan rivin muihin rekistereihin. Yllä olevassa kuvassa esimerkiksi omistaja sarake kertoo ohjelmalle kenen käyttäjän vastuulle yritys tallennetaan. Tässä on tärkeää kirjoittaa henkilön nimi täsmälleen samalla tavalla kuin ohjelmassa jotta yritys tallentuu oikean henkilön vastuulle eikä ohjelma perusta tuplia rekistereihin. Toinen esimerkki on kontaktirekisteri, joka yhdistää yritys-sarakkeella tuotavan kontaktin oikeaan yritykseen. Myös tässä on tärkeää että tieto on kirjoitettu täsmälleen samalla tavalla kuin mitä yritysrekisterissä on.
Jotkin listat tyyppiset kentät
Useimmat listavalinnat ovat käyttäjän ylläpitämiä (kuten esimerksi toimiala) ja ne linkitetään kuten yllä. Muutama poikkeus on ja ne tulee linkittää numerolla kuten Excel-tiedostossa on kerrottu.
Kun olet täyttänyt Excel-aineiston voit tuoda sen palveluumme. Kun avaat tietojen tuonnin huomaat tietojen tuontisi on siirtynyt tilaan odottaa aineistoa ja ohjelmassa on nappi lataa täytetty tiedosto. Paina tätä nappia ja valitse täytetty tiedosto omalta koneelta.
Kun aineisto on ladattu se jää odottamaan tiedoston lukua ja saat sähköpostiviestin etenemisestä. Jos aineisto on täytetty oikein se siirtyy automaattisesti.
Jos aineistossa on puutteita näkyy löytetty puute ja sen rivi excelissä tietojen tuontilistassa. Korjaa excel-tiedosto ja lähetä se uudestaan. Tiedosto menee uudestaan tarkastettavaksi.
Tietojen tuonnilla on mahdollista tuoda suuri määrä tietoa palveluumme. Jos suuri määrä aineistoa tuodaan palveluun voi tuodun aineiston korjaamiinen jälkikäteen olla työlästä.
Tätä varten suosittelemme että kun aineistoa tuodaan, tuodaan ensiksi vain muutama rivi ja katsotaan miten tiedot näkyvät käyttöliittymässä.
Jos olette esimerkiksi tuomassa yritysrekisteriä ja huomaatte että asiakkaalle ei ole täytetty laskun lähetystapaa on hyvä jos huomaatte sen ajoissa ja täydennätte lähdeaineistoa ennen kuin tuotte koko aineistoin palveluumme.